Geen categorie

Van een stapel papier naar een stapel computers

stapel

Binnen de overheid is er al een poosje een trend aan de gang: overheden willen graag meer doen met minder en efficiënter gaan werken. Hoera! Eén van de manieren om dit aan te pakken is mensen stimuleren om meer opdrachten te doen dan voorheen. Zo heb je trajecten om aan “wisselleren” te doen waarbij je tijdelijk eens gaat meedraaien bij een andere organisatie of een andere functie opneemt. Twee vliegen in één klap: je hoeft geen extra medewerker aan te werven om iemand tijdelijk te vervangen en bovendien doet de “wisselleerder” extra ervaring op.

Het afgelopen jaar had ik de eer om volle bak te gaan wisselleren. Van februari tot november twee collega’s binnen mijn organisatie vervangen als team-verantwoordelijke en nu, van november tot januari, tijdelijk crisismanagement voor Onderwijs. Daarnaast doe ik ook nog een project samen met de Federale overheid waardoor ik af en toe bij de federale collega’s op de koffie kom.

Wisselleren is niet zo moeilijk. Je moet gewoon een akkoord zien te bekomen met je eigen leidinggevende en de organisatie waar je naartoe wil gaan. En hop! Je bent vertrokken!

Doorheen mijn ervaring om op een ander te werken kwam ik telkens een pittige uitdaging tegen: ICT. Met deze blog illustreer ik de fratsen die ik op vlak van ICT heb meegemaakt en hoe ik getracht heb mijn plan te trekken. Ik wil hier tegelijk een signaal geven dat ICT een belangrijke hoeksteen is om efficiënter te werken ongeacht de open cultuur die er heerst op de werkvoer om te delen met elkaar.

Systemen, systemen, systemen,….

Bij Onderwijs is men aangesloten op het net en de infrastructuur van de Vlaamse overheid. Bij Kind en Gezin is er een apart systeem, los van de Vlaamse overheid. Bij de federale overheid is er op haar beurt ook een ander systeem  dan de Vlaamse overheid. Er gaan stemmen op dat dit niet zo erg is. Ach..computersystemen gaan je toch niet beletten om samen te werken zeker. ICT, dat is slechts een tool.

Een stapel papier

En toch…Als je goed wil samenwerken moet je toegang hebben tot informatie. Het is handig om te kunnen mailen en af en toe iets op te zoeken op het internet. De computer van Kind en Gezin kan niet op het gastnetwerk van Onderwijs wegens een kink in de kabel van de beveiliging. De computer van Onderwijs is besteld… Hoe navigeren tussen Kind en Gezin en Onderwijs als je beperkt bent in technologie? Papier bleek de meest efficiënte oplossing. Bij Kind en Gezin alles afdrukken van Onderwijs en dan met een mapje en een schrift naar vergaderingen gaan. Tot mijn eigen grote verbazing was dat een heel rustige en ontspannen manier van werken. Geen gesleurmet loodzware laptop en alles redelijk makkelijk te vinden. Tot op het moment natuurlijk dat er nog iets in mijn mailbox zat die nog niet afgedrukt was. Bij Onderwijs moesten ze even lachen en stelden me gerust: je krijgt ook een ipad. Hoera! Dat zou zeker een vooruitgang betekenen met mijn vorige situatie.

Een stapel computers

Door de verschillende systemen die er zijn binnen de overheid, moest ik dus een computer van elke organisatie hebben om toegang te hebben tot alles. Benieuwd wat er in mijn boekentas zit?

-1 laptop van HP voor Onderwijs

-1 laptop van Dell voor Kind en Gezin

-1 ipad voor Onderwijs

-1 GSM van NOKIA (zo’n jaren ’90 model) voor Kind en Gezin (ondertussen SIM kaart verstoken naar eigen Sony die iets moderner is)

-1 iphone van mezelf

-Papieren dossiers die op onbekende locaties opgeslagen staan en me toegeschoven werden

-Een aparte plastiek zak met kabels, voeding en muis (boekentas vol…)

Als ik lezingen geef, dan zit er in de koffer van mijn wagen nog…

-1 MacBook pro van mezelf

-1 ipad van mezelf

Ik schat meer dan 30 kg aan bits & bytes.

Shit…een gat tussen twee vergaderingen…

Twee vergaderingen: één bij Onderwijs en één bij Bestuurszaken. Tussendoor een ‘vrij’ moment van ongeveer één uur. Ideaal om mails na te kijken of administratief werk te doen. Ik zit in het gebouw van Bestuurszaken en heb mijn computer van Kind en Gezin mee. Inloggen op het gastnetwerk lukt daar ook niet.

En toen sloeg de bliksem in mijn hoofd. Als donderslag bij heldere hemel herinner ik me dat de verpleegkundigen van Kind en Gezin 3G hebben in hun computer. Als zij op 3G kunnen inloggen, misschien kan ik dat dan ook?! Ik neem mijn persoonlijke iphone en probeer een hotspot te maken om mijn computer aan te loggen. Na het doorlopen van een procedure…

De connectie is gelukt! Wenst u het venster nu te sluiten?

Yes yes yes!!!

Op dat ogenblik probeer ik me niet op te jagen in een mogelijks hoge telefoonrekening dat volgende maand in mijn bus kan zitten. Ik kan werken! Hoera!

En plots begon de lift te rinkelen

Tijdens mijn wisselleren kreeg ik op een gegeven moment rare mails van externe contactpersonen. Ze konden me niet meer bellen en ze vroegen zich af of ik nog bij Kind en Gezin werkte. Ik werk zeker nog bij Kind en Gezin, ik werk er zelfs in de regio wat zelfs nog méér Kind en Gezin is dan voorheen! Wat is dat nu weer? Het zag ernaar uit dat ICT mijn vaste lijn in Brussel had afgesloten.

Ondertussen gebeurde er ook iets merkwaardig in een lift bij Kind en Gezin. De telefoon in de lift rinkelde regelmatig. Tot er een pientere collega de telefoon eens opnam om te luisteren. De persoon aan de andere kant van de lijn wou Elke Wambacq spreken. Mijn vaste lijn was verplaatst naar de lift! Groot jolijt bij de collega’s…Een mysterie…

Ik moet hier een systeem bedenken…

Het begon ingewikkeld te worden. Mijn opdrachten lopen door elkaar en het is niet altijd haalbaar om vaste momenten voor elke organisatie te installeren zodat ik de juiste computer mee heb. De ipad van Onderwijs geeft de mails van Onderwijs weer. Om mails te lezen hoef ik dus niet de grote HP van Onderwijs op te starten. Mails lezen van Kind en Gezin kan enkel op de grote Dell (alias slet :p). De infrastructuur van Kind en Gezin is dus het minst mobiel, waardoor het me slim leek om die computer zo vaak mogelijk mee te nemen om via mijn zelf gemaakte hotspot af en toe in te loggen. Alhoewel..die slet weegt zoveel…

En dan is er nog Google Drive. Zou ik niet belangrijke documenten aldaar kunnen verzamelen zodat ik via gelijk welke computer eraan kan? Een volledige map van Kind en Gezin en Onderwijs gewoon op de Drive kopiëren? Screw you beveiliging. Ik doe het gewoon. Desnoods mailen met gmail als ik daar voor de zoveelste keer sta te koekeloeren op het perron van een NMBS station. Ik betrap mezelf erop dat ik naast de bestaande systemen een eigen systeem aan het uitvinden ben. Goe bezig, Elke.

Lege kantoorruimtes

Door mijn diverse overkoepelende projecten kom ik in veel overheidsgebouwen. Wat me opvalt is de leegte van verdiepingen op sommige dagen. Lege plaatsen die perfect door flexibele werkers kunnen ingenomen worden…als er de mogelijkheid bestaat om in te loggen met je computer.

Als ik bij de FOD Sociale Zekerheid land, dan voel ik me meteen thuis. De kelder is daar ingericht als flexibel werkparadijs waarbij de hotspot meteen connectie maakt. Het was als ambtenaar van de Vlaamse overheid geen probleem om samen met Federaal en privé projecten te doen. We verzamelden onze documenten op Google Drive en we waren vertrokken. Ik gebruikte wel mijn eigen ipad, kwestie van mijn bloeddruk onder controle te houden.

Momenteel werkt zowel Federaal als Vlaanderen aan concepten voor Het Nieuwe Werken en daar hoort een administratief gebouw bij. Als de bestaande gebouwen zouden communiceren met elkaar is het misschien niet nodig om nieuwe gebouwen in te richten, maar kunnen er gewoon een paar verkocht worden. Als de ICT mee wil, dan kan je overal werken. Zelfs in het stationsbuffet of een winkelcentrum. Wat zou het niet geven om met diverse ambtenaren een flash mob te organiseren? Eis als groep lege plekken op in een andere organisatie en meng.

I have a dream…

Eén computer. Eén telefoon. Eén netwerk. Eén overheid. Eén platform. Keep It Simple Stupid.

1 thought on “Van een stapel papier naar een stapel computers”

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s